RUTINE FOR ADMINISTRATIV SAKSBEHANDLING OG IVERKSETTING AV POLITISKE VEDTAK

Utarbeidet av: Odd Keskitalo 21.09.2010

Godkjent av:  Anne-Marie Gaino 22.09.2010

Revidert av:  Karin Hætta 31.03.2015 

Avdeling:  Kautokeino kommune

Berører alle ansatte som saksbehandler til politiske utvalg, som godkjenner saksfremlegg eller som har ansvar for å iverksette politiske vedtak.

Grunnlagsinformasjon:

Administrasjonen, ved rådmannen, har ansvar for at saker til politiske utvalg er forsvarlig forberedt før de legges frem, jfr.Kommuneloven§23 nr2, Fvl.§§17 og 37. Rutinene skal alltid være i samsvar med lover, kommunale reglement og delegeringer.

Referanser: (link til lover/forskrifter/reglementol.)

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-09-25-107?q=kommuneloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1967-02-10?q=forvaltningsloven

Myndighets krav:

Rådmannen har ansvaret for saksfremlegg, iverksetting og overholding av frister. Rådmannen har i denne rutine pålagt kommunalledere endel av ansvaret.

Hensikt:

• Politiske utvalg skal ha all nødvendig/relevant informasjon i alle saker de skal behandle, for å kunne gjøre gode vedtak på korrekt grunnlag

• Sikre iverksetting av politiske vedtak

Frister:

Utsending av saksliste, sakspapirer og møteprotokoller.

1. Saksliste skal sendes ut 3 uker før møtet. Underskrives av ordfører

2. Sakspapirer skal sendes ut 2 uker før møtet, dvs. 1 uke før formannskapets innstillingsmøte, disse legges også ut på kommunens hjemmeside

3. Protokoll fra formannskapets innstillingsmøte skal sendes ut 1 uke før KST møtet

4. Protokoll fra kommunestyret skal sendes ut så snart som mulig og senest innen 1 uke. Denne skal også legges på hjemmesiden straks den er ferdig.

1. Innkalling med sakspapirer skal sendes ut 1 uke før møtet

2. Protokoll fra møtet skal sendes ut så snart som mulig og senest 1 uke etter møtet

Arbeidsbeskrivelse:

1. Alle saker skal ferdigbehandles i administrasjonen før de legges fram for folkevalgte organer. Saksbehandler og/eller kommunalleder sørger for nødvendig kommunikasjon og tverrsektoriell koordinering. Dersom en sak skal behandles i flere folkevalgte utvalg, skal
    utvalgene ha samme saksframstilling og samme forslag til vedtak.
2. Saken skal som hovedregel utredes og ferdigstilles på lavest mulig kompetente nivå i kommuneorganisasjonen. Den respektive kommunalleder er ansvarlig for utredningen.
3. Kommunallederens ansvar:

• Kommunalleder bestemmer hvem som er saksbehandler

• Kommunalleder gir saksbehandler

     - nødvendige opplysninger for korrekt framstilling av saken

     - nødvendig rettledning i arbeidet, slik at kvalitet sikres

     - informasjon om behandlingen i overordnede organer

• Kommunalleder avklarer med rådmannen alle saker som skal behandles for kommunestyre/formannskap

• Kommunalleder sørger for nødvendig tverrsektoriell koordinering

• Kommunalleder sørger for at saken er korrekt og tilstrekkelig utredet, og at nødvendige dokumenter er innarbeidet eller vedlagt saken

• Kommunalleder skal sørge for at saken foreligger både på samisk og norsk, og kontrollere at det er samsvar mellom originalspråket og oversettelsen

• Kommunalsleder skal påse at utskrift av saken og saksbehandlingen sendes berørte parter

• Kommunalleder skal på se at vedtak iverksettes, se pkt. 10.

4. Rådmannens ansvar:

• Fremme«forslag til vedtak» i alle saker som legges fram for folkevalgte organer

• påse at saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet

• påse at vedtak blir iverksatt

• i tvilstilfeller skal rådmannen avgjøre hvilken enhet/faginstans som skal være saksbehandler

5. Ved uenighet mellom saksbehandler og kommunalleder,er det kommunallederens vurdering og tilråding som skal legges til grunn. Ved uenighet mellom kommunalleder og rådmann, er det rådmannens vurdering og tilrådning som skal legges til grunn. Kommunallederens synspunkter kan framgå av saken.

6. Saksbehandlerens ansvar:
• Når kommunen mottar en sak, og det forventes at behandlingen vil ta mer enn 3 uker, skal saksbehandler, straks saken er mottatt, skrive til avsenderen og bekrefte mottakelsen og gi søkeren beskjed om hvem som er saksbehandler, når saken forventes avgjort, og i hvilket organ.(Foreløpig melding om forvaltningssak)

• avgjøre om det er snakk om et enkeltvedtak

• vurdere om saken må unntas offentlighet, eventuell bruk av meroffentlighet eller om saken skal behandles for åpne dører

• vurdere om saken skal sendes til høring til eldrerådet og/eller rådet for funksjonshemmede, eller andre politiske utvalg

• innhente informasjon i og utenfor kommunen

• sørge for at saken inneholder alle relevante opplysninger og belyse alle relevante interesser

• vurdere budsjettmessige konsekvenser

• påse at saksmappa som følger saken inneholder nødvendige saksdokumenter

• trekke konklusjoner på grunnlag av framlagte fakta

• iverksette vedtak

Administrasjonen, det vil si den enhet som er saksbehandler, skal ikke ha en sak tilbake før den politiske behandlingen er avsluttet. Unntaket er dersom det er behov for nye konsekvensutredninger.

7. Alle saksframlegg og forslag til vedtak til kommunestyre, formannskap og utvalg skal foreligge både på samisk og norsk. Saken er ikke ferdig til behandling før den foreligger på begge språk.

8. En sak skal framstilleskort, presist, oversiktlig og uttømmende, uten unødige detaljer. Språket skal være klart og presist uten unødig bruk av fremmedord. Nødvendige fremmedord, spesielle fagtermer og forkortelser skal forklares. Saken skal normalt ikke være over 2 sider. Vedlegg skal innarbeides i saken så fremt det er mulig og naturlig, og ramses oppunder vedlegg(E).

9. Enhver sak skal være bygd oppetter følgende hovedmønster:

A. FORMALIA

- Saksnummer(påføres av møtesekretær)

- Arkivnummer

- Journalnummer

- Saksbehandler

- Utvalg

- Møtedato (påføres automatisk av programmet)

Endel av opplysningene påføres saken ved registrering, og noen etter at dokumentet er opprettet.

B. OVERSKRIFT

Overskrifta skal være kort og beskrivende, fortelle innholdet i saken

C. HVEM SKAL HA UTSKRIFT
Angi hvem som skal ha særutskrift av saksframlegget og vedtaket, med eller uten vedlegg. Berørte parter skal ha særutskrift med vedlegg. Evt. melding om klageadgang skal vedlegges, eller påføres vedtaket.

D. DET VISES TIL

Vise til alle dokumenter som er nødvendig for å få en god og riktig behandling av saken. Markere hvilke dokument som skal vedlegges saken.

E. VEDLEGG

Alle vedlegg skrives punktvis her så de er lett gjenkjennelige for sekretær og mottaker.

F. SAKENS BAKGRUNN, består av faktainformasjon

a) Bakgrunn: 

- begrunne hvorfor saken fremmes, avklaring av problemstilling

- tidligere vedtak/behandling, med saksnummer, dato og organ, korrespondanse, lover/regelverk

b) Beskrivelse:

Beskrivelsen skal inneholde:

• Historikk

• Beskrivelse av NÅ situasjon

• Presentasjon av andre innspill

• Innsamling og presentasjon av relevant informasjon

G. VURDERING

Vurderingen munner ut i en konklusjon som danner grunnlag for vedtak:

Valg av løsning, med begrunnelse             * Ikke nye vurderinger

Forslag til tiltak                                       * Ikke nye saksopplysninger

- Tidligere vedtak/ behandling

- Relevante sammenligninger

- Minst mulig vedlegg

- Vurdere informasjonens betydning for saken

- Begrens informasjonsmengden

- Sammenheng mellom tekst og tall

- Tabeller må forklares og kommenteres

- Beskrivelsen skal være kort, og peke mot det som skal vurderes

H. FORSLAG TIL VEDTAK

10. Iverksettelse av vedtak 

i) Rutinen for iverksetting av politiske vedtak følger den delegerte myndighet og øvrig budsjettansvar slik det framgår av styringsdokumentene, kommunens lederavtaler og økonomireglement, samt reglement forfullført saksbehandling.

ii) Rådmannen har etter kommuneloven det overordnede ansvaret og skal påse at vedtak iverksettes. Kommunallederne iverksetter vedtakene innenfor sine respektive budsjett- og ansvarsområder. Iverksetting av vedtak skal skje fortløpende uten ugrunnet opphold.

iii) Kommunalledere kan delegere iverksetting av vedtak men skal da følge opp med kontroll om at vedtaket gjennomføres.

iv) Hyppigheten for kontroll av om politiske vedtak er iverksatt settes til tertial rapporteringen. Kommunallederne vurderer hvilke vedtak det er av interesse å rapportere om. Utvalgssekretær skriver inn alle vedtatte vedtak i tertialrapportene.

v) Iverksetting av politiske vedtak om investeringer skal rapporteres i tertial rapportene. Dette anses som tilbake rapportering til rådmannen og politisk nivå om at vedtatte tiltak /investeringer er iverksatt og fungerer som kontrollpunkt for at vedtaket er iverksatt.

vi) For øvrige politiske vedtak vurderer rådmannen i den enkelte sak iverksettingsforordning.

11. Politisk sekretariat har en huskeliste/avkryssings sjekkliste i forbindelse med kommunestyremøter og formannskapsmøter hvor det fremgår når innkalling, saksdokumenter, møterom, forfall, og annet viktig fremgår og merkes som utført.

12. Alle møte innkallinger til kommunestyret skal legges på samisk og norsk på kommunens hjemmeside. Politisk sekretariat sørger for at dette gjennomføres.

13. Etter kommunestyremøte skal alle protokoller legges på kommunens hjemmeside. Arkivet sørger for at dette gjennomføres.

Evaluering

Rutinen skal fortløpende evalueres og endres ved endring i lovverk eller interne rutiner/organiseringer. Rådmannen godkjenner evalueringer og endringer av rutinen.